PEC und elektronische Rechnung in Italien: der Guide

Wer in Italien selbstständig ist, kommt an zwei digitalen Pflichten nicht vorbei: der fattura elettronica (elektronische Rechnung) und der PEC (zertifizierte E-Mail). Beide sind für alle mit Partita IVA verpflichtend. Dieser Ratgeber erklärt, wie das System funktioniert, was du brauchst und welche Fristen und Strafen gelten.

Elektronische Rechnung: Pflicht für alle

Die elektronische Rechnung hat die Papierrechnung praktisch abgelöst. Seit dem 1. Januar 2024 ist sie für alle Inhaber einer Partita IVA Pflicht – auch für Kleinunternehmer im Regime forfettario, unabhängig vom Umsatz. Eine Papier- oder PDF-Rechnung allein ist steuerlich nicht mehr gültig.

Wie funktioniert das SDI?

Herzstück ist das SDI (Sistema di Interscambio, das „Austauschsystem“ der Steuerbehörde). Jede Rechnung wird als strukturierte XML-Datei erstellt und läuft über das SDI – nur so ist sie rechtsgültig. So erreicht sie den Empfänger:

• Geschäftskunden (B2B): über deren codice destinatario (siebenstelliger Empfängercode) oder deren PEC-Adresse.
• Privatkunden ohne Partita IVA: Die Rechnung wird über das SDI in deren persönliches Steuerkonto (cassetto fiscale) eingestellt; du gibst ihnen zusätzlich eine Höflichkeitskopie (PDF).

Womit erstellst du die Rechnung?

Du brauchst eine Software oder ein Portal, das XML-Rechnungen erzeugt und ans SDI schickt:

• Die kostenlosen Werkzeuge der Agenzia delle Entrate (Portal „Fatture e Corrispettivi“ und die zugehörige App).
• Kommerzielle Anbieter (Fatturazione-Software), die mehr Komfort und Buchhaltung bieten.

Viele lassen das über ihren Commercialista (Steuerberater) laufen.

Was ist die PEC?

Die PEC (Posta Elettronica Certificata, zertifizierte E-Mail) ist eine E-Mail mit rechtlicher Beweiskraft – vergleichbar mit einem Einschreiben. Für Partita-IVA-Inhaber und Unternehmen ist sie Pflicht (als digitales Domizil) und im öffentlichen Verzeichnis INI-PEC eingetragen. Über die PEC laufen offizielle Mitteilungen von Behörden, und sie kann auch als Empfangskanal für elektronische Rechnungen dienen. Eingerichtet wird sie bei einem zertifizierten Anbieter; für Behördenlogins brauchst du zusätzlich SPID.

Fristen und Strafen

Eine „sofortige“ Rechnung muss innerhalb von 12 Tagen nach der Leistung ausgestellt (ans SDI gesendet) werden. Bei verspäteter oder unterlassener Rechnung drohen Strafen von 70 % der Steuer (mindestens 300 € pro Vorgang) bzw. eine feste Strafe von 250 bis 2.000 €, wenn die Mehrwertsteuer nicht betroffen ist. Halte die Fristen also ein.

Was du als Nächstes tun musst

Richte eine PEC ein (Pflicht mit Partita IVA), besorge dir SPID und wähle ein Rechnungstool (kostenlos bei der Agenzia oder kommerziell). Teste den Ablauf mit einer ersten Rechnung ans SDI und lege dir – am besten mit deinem Steuerberater – eine saubere Routine für Fristen und Aufbewahrung zurecht.