PEC en elektronische facturering in Italië: de gids

Wie in Italië als zelfstandige werkt, ontkomt niet aan twee digitale verplichtingen: de elektronische factuur (elektronische factuur) en de PEC (gecertificeerde e-mail). Beide zijn verplicht voor iedereen met een Partita IVA. In deze gids wordt uitgelegd hoe het systeem werkt, wat je nodig hebt en welke termijnen en boetes van toepassing zijn.

Elektronische factuur: verplicht voor iedereen

De elektronische factuur heeft de papieren factuur vrijwel volledig vervangen. Sinds 1 januari 2024 is ze bedoeld voor alle houders van een BTW-nummer Verplichting – ook voor kleine ondernemers in de Forfaitaire regeling, ongeacht de omzet. Een papieren of PDF-factuur alleen is fiscaal gezien niet meer geldig.

Hoe werkt het SDI?

Het hart van het geheel is de SDI (Ov-overstapstation, het „uitwisselingssysteem“ van de belastingdienst). Elke factuur wordt als gestructureerd XML-bestand opgesteld en verloopt via het SDI – alleen zo is het rechtsgeldig. Zo komt het bij de ontvanger terecht:

• Zakelijke klanten (B2B): over hun ontvangerscode (zevencijferige ontvangerscode) of hun PEC-adres.
• Particuliere klanten zonder Partita IVA: De factuur wordt via het SDI naar hun persoonlijke belastingrekening gestuurd (belastingkassette) verstuurd; je stuurt hen bovendien een kopie ter informatie (PDF).

Waarmee maak je de factuur op?

Je hebt software of een portaal nodig dat XML-facturen genereert en deze naar het SDI verstuurt:

• De gratis tools van de Agenzia delle Entrate (het portaal „Fatture e Corrispettivi“ en de bijbehorende app).
• Commerciële aanbieders (facturatiesoftware) die meer gebruiksgemak en boekhoudmogelijkheden bieden.

Velen laten dat via hun Accountant (belastingadviseur) werken.

Wat is de PEC?

De PEC (Gecertificeerde e-mail, gecertificeerde e-mail) is een e-mail met juridische bewijskracht – vergelijkbaar met een aangetekende brief. Voor Voor houders van een Partita IVA en bedrijven is dit verplicht (als digitale vestigingsplaats) en in het openbare register INI-PEC geregistreerd. Via de PEC worden officiële berichten van overheidsinstanties verzonden, en deze kan ook dienen als ontvangstkanaal voor elektronische facturen. De PEC wordt aangemaakt bij een gecertificeerde aanbieder; voor overheidslogins heb je bovendien SPID.

Termijnen en sancties

Een „onmiddellijke“ factuur moet binnen 12 dagen na de dienstverlening worden opgesteld (naar het SDI verzonden). Bij te late of ontbrekende facturering dreigen boetes van 70 % aan belasting (minimaal 300 € per transactie) of een vaste boete van 250 tot 2.000 €, als er geen btw in het spel is. Houd je dus aan de termijnen.

Wat je nu moet doen

Maak een PEC aan (verplicht bij een Partita IVA), zorg dat je een SPID hebt en kies een facturatieprogramma (gratis bij de Agenzia of commercieel). Test het proces met een eerste factuur naar het SDI en stel – bij voorkeur samen met je belastingadviseur – een duidelijke routine op voor termijnen en archivering.